Moins le prévisible est prévu, plus l’imprévu devient imprévisible
La gestion du temps est depuis toujours une préoccupation des managers. Il se révèle plus facile de remplir l’agenda que de le dégarnir. De plus, l’efficacité n’est pas toujours proportionnelle au sentiment des efforts fournis : Certains jours, on éprouve cette désagréable sensation de ne pas avoir arrêté et, pourtant, à la fin de la journée, le constat de ce qui a été fait est décourageant et celui de ce qui reste à faire est presque déprimant.
Concrètement
- Tout ce qui est prévu, du plus immédiat au plus lointain, est concrètement inscrit sur un support (organiser, agenda, fiche de temps, etc.)
- Lorsqu’on est pressé, le chemin le plus court est le chemin qu’on connait.
- Être 100% présent là où l’on se trouve et à ce que l’on fait. Faire deux choses en même temps a pour conséquence que ni l’une ni l’autre n’est réellement effectuée.
Souvenez-vous
- L’action est rassurante, même si la suractivité génère des désagréments. La surcharge de travail donne une légitimité à celui qui agit.
- L’inaction peut être angoissante. Ainsi, se retrouver seul à son bureau pour réfléchir doit théoriquement permettre de préparer l’avenir à court ou moyen terme, mais, comme cette réflexion ne produit rien d’immédiatement concret, elle développe une culpabilité qui incite à retourner sur le terrain pour renouer avec une production immédiatement visible.
Les erreurs à éviter
- Ne pas planifier les « petites tâches ».
- Ne pas inscrire, dès qu’ils sont connus, les rendez-vous (réunions, entretiens, …) de l’année, du trimestre ou du mois.
- Accepter d’autres missions ou activités alors que l’emploi du temps est déjà surchargé.
- Ne pas écrire ce qui est à faire.
- Improviser.
Source : Juët, R., La boîte à outils du manager, 2e édition, Dunod, 2008