Gestionnaires efficaces, déléguez !
On vous demande de faire plus avec moins ?
Pas de secret, c’est en déléguant de façon organisée et réfléchie que vous y parviendrez. Déléguer oui, mais comment ? Nous verrons ici trois facteurs essentiels qui vous aideront à obtenir des résultats tangibles grâce à la délégation.
La délégation efficace est au cœur de la performance. En tant que gestionnaire, vous avez une pression croissante d’amélioration de la performance dans un environnement où règne le « faire plus avec moins ».
La meilleure solution pour y parvenir est de développer ses habiletés de délégation. Miracle ! Lorsqu’un gestionnaire devient meilleur à l’assignation des responsabilités, la productivité de son équipe augmente. C’est le point de départ pour tout gestionnaire.
Il existe des techniques de délégation fondamentales qui peuvent faire la différence. Voyons-en quelques unes qui, en les appliquant, auront des résultats immédiats sur la performance et, par ricochet, sur la productivité.
Planifier sa délégation
Vous avez été mandaté par votre supérieur ou par votre comité exécutif pour atteindre des objectifs qui répondent aux orientations stratégiques de votre organisation. Comment allez-vous organiser les tâches et responsabilités de votre équipe pour qu’ensemble vous répondiez à la mission de votre organisation ?
La première solution pour améliorer l’efficacité de la délégation est la planification. Prenez un peu de recul et regardez attentivement comment vous pourriez planifier la délégation du travail. Cela nécessite d’avoir une vue limpide sur ce qu’il y a à faire, sur les moyens pour y parvenir et sur les échéanciers.
Cette étape est souvent négligée et plus on s’éloigne du haut de l’organisation, plus les objectifs sont dilués et perdent leur lien avec les orientations stratégiques de l’entreprise. Cela a pour effet d’amoindrir voire d’anéantir la puissance de la délégation comme levier de performance.
Planifier sa délégation signifie aussi la lier étroitement à la gestion de la performance puisque les tâches ou responsabilités déléguées pourront servir d’objectifs de performance. Lier délégation et mesure de la performance permet de mobiliser les employés pour répondre aux besoins de l’organisation. Si vous affinez votre habileté à déléguer, particulièrement dans la manière de communiquer et de donner du sens, vous augmenterez l’adhésion de vos employés et leur motivation.
Déléguer avec clarté
Si les objectifs sont clairement établis et si les liens avec l’objectif de performance organisationnelle sont explicites, votre employé aura plus de chance de se sentir impliqué dans la réalisation de son travail. Il aura compris de quelle manière son travail a de la valeur ajoutée et répond aux objectifs de l’organisation et pourra s’y concentrer entièrement.
Si vos employés n’ont pas une compréhension claire de ce à quoi ils sont tenus responsables et le lien avec les facteurs de succès de leur organisation, comment pourront-ils déterminer où mettre leurs efforts pour la journée, la semaine et le mois qui suit ?
Aussi, les gestionnaires ont souvent une idée assez claire de la façon dont la tâche devrait être accomplie. La plupart du temps, ils pensent que c’est évident pour les employés à qui ils délèguent la tâche. Que de temps perdu par mécompréhension !
Chausser les lunettes de l’employé
La délégation est également un instrument de formation, de motivation et de mobilisation.
Nous avons tous notre propre cadre de références, nos habiletés, connaissances et défi personnels. En tenez-vous compte lorsque vous déléguez ? Si vous n’y prêtez pas attention, vous risquez de perdre l’efficacité de la tâche déléguée.
Aussi bien au moment de la planification qu’au moment de la préparation de la rencontre avec votre employé, demandez-vous comment la tâche ou la responsabilité déléguée correspond à ses aspirations, à ses compétences et de quelle manière cet employé recevra cette nouvelle assignation. Est-ce un moteur de développement ? Une occasion de se surpasser ? Un fardeau supplémentaire ?
Souvent, la planification de la délégation est insuffisante, la description du travail qui doit être fait est floue, l’attention n’est pas portée sur les individus mais sur les opérations.
Bonne nouvelle ! Les habiletés de délégation se développent pour mobiliser une équipe performante qui vous aidera à accomplir l’impossible !
Le programme de formation « Gestionnaires efficaces » que nous proposons, vise à développer vos habiletés de délégation en proposant un modèle de planification de la délégation, tout en vous exerçant à clarifier les objectifs de vos employés et à parfaire vos qualités de communicateur.