Savoir déléguer est indispensable lorsque l’on supervise une équipe pour, d’une part, ne pas se retrouver surchargé de travail et d’autre part, pour motiver nos collaborateurs. Cependant, déléguer n’est pas une tâche facile : confier une mission ne veut pas dire en perdre la responsabilité…
Bien déléguer, c’est donc être suffisamment présent auprès de son collaborateur, mais pas trop…
La délégation est un outil flexible et évolutif. Autant les tâches changent avec le temps, autant les personnes qui doivent les accomplir évoluent et acquièrent de nouvelles compétences.
Savoir déléguer est donc une compétence essentielle à développer pour tous ceux qui ont d’autres personnes sous leur autorité et pour les autres qui doivent faire exécuter certaines tâches par quelqu’un d’autre.
Qu’est-ce que déléguer?
– C’est confier une mission : On fixe un objectif à atteindre, le collaborateur choisi sa méthode de travail.
On détermine donc la mission en termes de résultats à atteindre, par exemple : mettre à jour les tableaux de bord tous les mois et les présenter de façon synthétique.
Le collaborateur est libre de procéder comme il le souhaite pour l’atteindre, par exemple : il sera libre de planifier la réalisation des tableaux de bord au moment où il le souhaite.
– C’est donner les moyens de réussir : On confie notamment le pouvoir de décider.
Lorsqu’on délègue, le collaborateur est responsable de l’atteinte d’un objectif et libre de procéder comme il le souhaite. Cependant si le superviseur ne lui donne pas les moyens d’agir correspondant à la mission, la délégation reste fictive. Le superviseur doit lui donner du temps et l’accès aux informations.
Aussi, déléguer suppose de confier le pouvoir de décision : sinon, il n’y a qu’une subordination à un ordre, une simple exécution, par exemple : le superviseur indiquera au responsable du service de comptabilité qu’il souhaite que son collaborateur puisse lui demander directement certaines informations.
– C’est garder son entière responsabilité : On organise avec le collaborateur le contrôle de la délégation.
La seule chose qui ne peut être déléguée, c’est la responsabilité du superviseur. Celui-ci reste imputable des décisions et des activités de ses collaborateurs. Le collaborateur est responsable vis-à-vis de son superviseur, et le superviseur est responsable vis-à-vis de son propre supérieur hiérarchique.
Aussi, le superviseur doit contrôler l’utilisation du pouvoir qu’il confie. Il va vérifier la qualité, les délais, le temps passé sur la mission. Par exemple : il fera le point tous les mois : si le collaborateur a passé un jour par semaine sur la réalisation des tableaux de bord, c’est trop. Il discutera alors avec lui de la méthode qu’il utilise.