Nous avons vu précédemment que la première étape du processus d’appréciation d’un employé est cruciale; c’est à ce moment que les éléments à être évalués sont identifiés, ainsi que les critères qui seront utilisés pour réaliser une évaluation fiable.
Dans un deuxième temps, il faut communiquer à la personne dont la performance sera évaluée les éléments qui composent cette évaluation. Il est suggéré que la personne qui évaluera l’employé prépare un plan de rencontre, dans le but de bien communiquer les attentes. Voici quelques points à inclure dans cette rencontre :
• Le contrat de base : expliquer à l’employé le processus d’appréciation, le pourquoi, le comment.
• Les critères d’appréciation : ils doivent être connus, compris et acceptés de l’employé (formulaire d’appréciation des performances individuelles)
• Instructions à la tâche : communiquer vos attentes par rapport au mandat ou à la tâche qui lui sera assigné.
• Le plan d’action : communiquer l’échéancier, les actions à réaliser, les rencontres de suivi.
Voici comment pourrait se dérouler cette rencontre d’évaluation avec un employé :
Accueil :
• Établissez un climat de confiance
• Rappelez le but de la rencontre
• Suscitez l’intérêt de l’employé
• Établissez les règles et obtenez son accord.
Déroulement :
• Présentez vos objectifs
• Laissez votre employé présenter les siens
• Adoptez les objectifs qui vous conviennent
• Écoutez ceux avec lesquels vous n’êtes pas en accord
• Pour chacun des objectifs :
– Spécifiez ce que vous en attendez
– Explorez les moyens d’atteindre la cible
– Précisez les délais
– Examinez les ressources dont votre employé aura besoin (support, temps, argent, supervision, encadrement, aide technique, pouvoir de décision…)
– Fixez des balises et entendez-vous sur les stratégies à adopter
– Assurez-vous que l’employé est en accord avec ce qui doit être fait
– Vérifiez les attitudes de votre employé devant ce qu’il doit faire
• Établissez un ordre de priorité
• Précisez les renforcements (en cas d’atteinte ou en cas d’échec)
• Mettez par écrit avec l’employé les objectifs, le plan d’action et les moyens de s’améliorer, s’il y a lieu.
Conclusion
• Résumez les principaux points de la rencontre
• Assurez-vous que l’employé est satisfait et remerciez-le du temps consacré.