La raison d’être d’un animateur de réunions, c’est d’aider le groupe à atteindre ses buts et objectifs en favorisant la participation optimale de ses membres. Pour y arriver, il devra agir sur trois plans : le contenu, le processus et le climat.
LE CONTENU : Orientez les discussions selon le travail à effectuer
- Définissez les termes : amenez les gens à définir les termes, expressions, idées qui semblent ambiguës ou qui suscitent de la confusion ou de la controverse.
- Reformulez : reprenez en vos propres mots ce qu’un participant vient de dire pour vous assurer que tous ont compris le message.
- Expliquez : demandez à une personne de préciser, d’expliquer ce qu’elle veut dire ou encore de l’approfondir.
- Faites des liens : relevez les ressemblances ou les différences entre les idées ou interventions de deux personnes.
- Effectuez un résumé synthèse : résumez une partie de la discussion en quelques mots ou quelques phrases.
- Questionnez : demandez aux apprenants s’ils ont tous compris le sens de telle intervention; poser des questions pour faire préciser la pensée d’une personne.
LE PROCESSUS : Assurez-vous que les procédures, méthodes de travail ou règles de fonctionnement soient respectées.
- Accordez la parole : gérez les tours de table, permettez aux participants de s’exprimer et intervenez lorsque deux ou plusieurs personnes parlent en même temps.
- Suscitez la participation : incitez certains participants silencieux à s’exprimer en posant des questions, en démontrant de façon non verbale notre intérêt pour leur opinion.
- Réfrénez la participation : intervenez de façon à diminuer la participation des « placoteux » en passant la parole à un autre, en leur demandant de résumer brièvement leur opinion, etc.
- Gérez le temps : rappelez le temps et les autres sujets de discussion; au besoin, faites le point sur le temps encore disponible et les éléments restants.
- Contrôlez l’ordre : voyez à ce qu’un seul thème soit traité à la fois; soulignez les échanges qui sortent du sujet et invitez les participants à revenir à celui-ci; au besoin, rappelez l’objectif de la discussion, les méthodes convenues.
LE CLIMAT : Établissez et maintenez une ambiance de travail agréable pour tous.
- Facilitez l’expression : amenez les gens à exprimer leurs émotions (ex. : crainte, colère, frustration, humiliation, sentiment de perdre son temps).
- Détendez l’atmosphère : faites preuve d’humour, proposez une pause santé, laissez s’exprimer les idées farfelues, etc.
- Objectivez les opinions : distinguez les personnes des opinions, reformulez en enlevant les aspects émotifs, invitez les participants à cesser les allusions, les accusations, les attaques personnelles.
- Soulignez le non-dit : attirez l’attention sur un malaise vague, sur une problématique dont personne ne parle
- Vérifiez la satisfaction : demandez aux gens s’ils sont satisfaits de la façon dont la journée se déroule.
- Renforcez : soulignez les comportements positifs, remerciez pour la contribution, le respect des règles de fonctionnement, encouragez la participation, etc.
- Contrôlez les déviants : faites cesser les comportements nuisibles : bouffonneries, déplacements inutiles, attitudes négatives, etc.; au besoin, prenez une pause et rétroagissez de façon constructive auprès de la personne concernée et convenez avec elle d’une façon positive de participer. Si la situation ne s’améliore pas, invitez la personne à quitter la formation.