Les spécialistes de l’appréciation de la performance s’accordent pour dire que, dans le but d’évaluer à sa juste valeur la contribution d’un employé, il est préférable de suivre certaines étapes.
Voici les 4 étapes du processus d’appréciation de la performance :
1) Planification : des objectifs sont établis
2) Organisation : les objectifs et les attentes sont communiqués
3) Action : mise en œuvre des actions projetées
4) Contrôle : analyse des écarts et suivis
Voyons plus en détail la première étape : la planification de la démarche. Cette étape est cruciale pour bien établir les bases de l’appréciation et s’assurer d’un résultat pertinent et fiable.
Dans un premier temps, il faut établir des objectifs et des attentes et identifier qui sera impliqué dans le processus.
Tenant compte de la taille de l’entreprise, plusieurs personnes peuvent jouer un rôle dans l’appréciation de la performance. Les intervenants les plus importants sont la haute direction de l’entreprise, le service des ressources humaines (qui administre normalement le programme), ainsi que les deux piliers du processus, soit le supérieur immédiat et l’employé.
L’appréciation de la performance s’appuie sur des objectifs, indicateurs et attentes relatifs aux éléments suivants :
* Le fonctionnement ou le développement de l’organisation : ce sont les résultats anticipés
* Les activités de l’emploi : elles sont plutôt en lien avec les tâches régulières d’une personne en situation d’emploi
* Les caractéristiques individuelles : ce sont soit des traits de comportement, soit des exigences liées à l’exercice de l’emploi (savoir, savoir-faire, savoir être)
Les caractéristiques d’un bon objectif peuventse résumer par le mot suivant: SMART* Spécifique : décrivent précisément la situation à atteindre; l’objectif est précis et sans équivoque
* Mesurable : par des indicateurs nécessaires et suffisants
* Atteignable : implique un effort, un engagement, représente un certain défi et il est possible de le réaliser. (engagement de l’individu)
* Réalisable : prend en compte les moyens, les compétences disponibles et le contexte
* Temporel : défini dans le temps avec une durée et une date d’échéance
À cette étape, il est important de cerner les aspects de la performance qui seront appréciés. En voici des exemples :
* L’exécution du travail
* Les connaissances des employés
* Les habiletés et les aptitudes des employés
* Les attitudes des employés
* Le fonctionnement de l’équipe
* Le développement de l’équipe ou de l’organisation
* La productivité
Il sera utile de déterminer l’importance relative des critères d’évaluation les uns par rapport aux autres et de les graduer; l’échelle des critères d’évaluation peut comporter entre 3 et 5 niveaux de performance. Par exemple, vous pourrez cerner à quel niveau se situe la performance de l’employé évalué ainsi :
A : très au-dessus de ce qui a été convenu : la performance observée dépasse largement le résultat escompté.
B : au-dessus de ce qui a été convenu : la performance observée dépasse le résultat escompté.
C : correspond à ce qui a été convenu : la performance observée est conforme au résultat escompté.
D : au-dessous de ce qui a été convenu : la performance observée n’atteint pas le résultat escompté.
E : très en-dessous de ce qui a été convenu : la performance observée est inacceptable.
De façon générale, la première étape du processus d’appréciation des performances d’un employé vise à systématiser la démarche et à bien définir les éléments qui seront évalués, de même que la façon dont ils seront évalués et par qui.
