Les réunions s’accumulent parfois sur les agendas. Sortant d’une pour entrer dans une autre, certains managers ont la sensation de passer une grande partie de leur temps en réunion. Quand vient le temps de l’animer, comment s’assurer de travailler le plus efficacement possible? Voici quelques trucs et erreurs à éviter.
Souvenez-vous :
Une réunion peut tout à la fois être :
- la meilleure des choses, parce qu’elle peut permettre de rassembler l’équipe et créer une dynamique collective agréable et efficace;
- la pire des choses, parce qu’elle peut être un lieu de tension qui détériore les relations et la motivation.
La différence entre les deux réside dans la qualité de la préparation, la rigueur d’application de cette préparation et en la qualité de l’animation.
Les questions à se poser :
- La réunion a-t-elle commencé et terminé à l’heure dite?
- Ai-je pris le temps de préparer précisément la réunion?
- Les objectifs sont-ils clairement définis?
- L’ordre du jour est-il précisément établi?
- Les objectifs, l’ordre du jour, les horaires ont-ils été communiqués aux participants?
- Les participants ont-ils préparé la réunion?
Les erreurs à éviter :
- Commencer en retard.
- Terminer après l’heure annoncée.
- Ne pas respecter la méthode annoncée.
- Laisser les collaborateurs émettre des avis sur les avis des autres.
- Improviser.
- Traiter d’autres sujets que le sujet prévu (sauf cas d’accord explicite de chaque participant).
- Favoriser l’expression de certains participants alors que le groupe n’est pas concerné.
- Traiter de cas particuliers alors que le groupe n’est pas concerné.
- Faire des tours de table toujours identiques ou linéaires (partant d’une extrémité de la table et se terminant à l’autre extrémité).
Chaque réunion est l’occasion de rassembler l’équipe, jamais de la diviser.
La boîte à outils du manager, de la prise de fonction à la pratique, Rémi Juet (2008)