Déléguer, c’est prendre le risque que votre collaborateur fasse différemment, voire moins bien, les tâches dont vous avez la responsabilité. Pour limiter ce risque, il faut avoir une bonne connaissance de ses collaborateurs pour savoir à qui déléguer et comment déléguer. Il est essentiel de bien connaître les spécificités de chacun, leur façon de faire les choses.
Pour être réussie, une délégation doit être préparée en amont. En effet, déléguer n’est pas se débarrasser dans l’urgence de tâches que l’on ne veut pas effectuer. Déléguer, c’est un moyen d’organiser au mieux le travail de l’équipe. Aussi, cela suppose de prendre du recul sur les missions, l’organisation actuelle de l’équipe et les collaborateurs.
La délégation en six étapes :
1. Choisir les missions à déléguer
- Répertorier les différentes fonctions du service
- Faire un bilan des actions à exécuter
- Établir un bilan des compétences des collaborateurs pour confier les missions selon les compétences, les motivations, etc.
- Choisir le collaborateur à qui l’on va confier la mission
2. Préparer les modalités de la délégation
- Lister les caractéristiques de la mission
- Définir le champ d’action et les moyens à mettre à sa disposition
- Réfléchir à une éventuelle formation
- Clarifier les modalités de contrôle, à partir d’objectifs mesurables
- Lister les risques potentiels et anticiper les solutions, « plan B »
- Faire une liste des personnes à informer : la hiérarchie, les autres services en relation avec le collaborateur dans sa nouvelle mission.
- Prévoir le temps nécessaire pour le suivi
3. Présenter la délégation à son collaborateur
- Valoriser le collaborateur
- Rassurer le collaborateur sur les risques
- Présenter clairement l’ensemble de la mission
4. Faire s’exprimer le collaborateur sur sa vision de la mission
- Une délégation ne peut réussir que si le collaborateur s’y implique et s’approprie le projet. Il faut donc qu’il donne son point de vue.
- Demander comment il compte réaliser la mission, quitte à trouver des solutions communes d’amélioration.
5. Négocier sur les moyens, les délais, les résultats
- Repérer les points de désaccord en écoutant les propositions du collaborateur
- Rechercher des solutions communes
6. Mettre en place le suivi
- Souligner les grandes étapes de réalisation
- Mettre en place un calendrier de suivi